Yazılım Gereksinimlerini Ortaya Çıkarmak İçin Hangi Soruları Sormalısınız? — Paydaşlar

Projeden, çözümden veya üründen etkilenen ve bunları etkileyebilecek herhangi bir kişi, herhangi bir şirket ve herhangi bir kuruluş paydaş olarak kabul edilir. Talebi açacak, gereksinimleri sağlayacak, çözümü kabul veya reddedecek ve nihai ürünü kullanacak olan paydaşlardır. Bu nedenle paydaşları belirlemeye projenin en başında başlamalısınız.

Bir yandan paydaşlar bizim için en önemli analiz bilgisi kaynaklarıdır; diğer yandan paydaşların büyük çoğunluğunun ortaya konulanacak çözümden bir beklentisi vardır ve bu beklentinin en iyi şekilde anlaşılması, yönetilmesi ve karışlanması gerekir.

Bu yazıda sizinle iş analizi sürecinde paydaşları belirlemek, paydaşlara yönelik iş analizi bilgilerini edinmek için kullanabilceğiniz sorulara bazı örnekler vereceğim.

Paydaş Grupları

Paydaşları işlevlerine göre sınıflandırcak olursak, temelde 3 ana paydaş kategorisi vardır diyebiliriz:

• İş analizi bilgi kaynakları
• İş analizi bilgilerinin üreticileri/oluşturucuları
• İş analizi bilgilerinin tüketicileri/kullanıcıları

İş analizi bilgilerinin kaynakları, sistemin ne yapması gerektiğini ve nasıl yapması gerektiğini açıklayan iş analizi bilgilerinin alındığı kaynaklardır. Bu gruptaki paydaşlar genellikle aşağıdaki isimler altında bulunur:

• Sponsor
• İş alanı uzmanı (Süreç uzmanı/modül uzmanı)
• Ürün sahibi
• Süreç sahibi
• Son kullanıcı
• Tedarikçi
• Müşteri

İş analizi çalışmalarında oluşturulan bilgileri kullanacak olan paydaş grubuysa genellikle çözüm, destek ve bakım ekipleridir:

• Yazılım uzmanı
• Test uzmanı
• Arayüz tasarımcısı
• Veritabanı ve analitik uzmanı
• Teknik destek ekibi
• Altyapı bakım ekibi
• Eğitmen

İş analizi bilgilerini üretecek, temin edecek, derleyip düzenleyecek olan grupsa tahmin edeceğiniz üzere genel olarak analistlerdir. Ancak bu görevlerin aşağıdaki unvanlar altında da yerine getirildiği olur:

• Analist
• Proje yöneticisi
• Ürün yöneticisi
• Danışman
• Değişim lideri

Paydaşlara Yönelik Örnek İş Analizi Bilgileri

Paydaşların belirlenmesi, projeye ve birbirlerine yönelik tutumlarının belirlenmesi ve proje üzerindeki yetkileri/etkileri ile ilgili sorulara alabileceğiniz yanıtlara ilişkin fikrinizin oluşması için gelin birkaç örneği inceleyelim:

• Erişim güvenliği gereksinimlerini belirlemek için Teknoloji Hizmetleri Güvenlik Yöneticisi John Doe ile görüşülecek.
• Web yazılımı üzerinde tasarım firması XYZ ile çalışılacak.
• Projenin sponsoru şirketin satış müdürü Ayşe Gül hanımdır.
• Proje çevik yöntem kullanılarak geliştirilmekte ve bir ürün sahibi bulunmaktadır. Ürün sahibi henüz netleşmemiş.
• Yazılım geliştirme ekibi 2 ön-uç ve 1 arka-uç geliştiriciden oluşacaktır.
• Süreç uzmanı John Doe başka bir ülkede yaşıyor, bu nedenle kendisiyle video konferans, telefon ve e-posta yoluyla iletişime geçilecek. İletişim saatleri projenin ana lokasyonuna göre ayarlanacaktır.
• Sistemin abonelik kategorileri için dikkate alınacak potansiyel müşteriler belirlenecek ve müşteri/son kullanıcı gereksinimleri çalışması yapılacaktır.

Genel Sorular

Paydaşları gruplar bazında nasıl ararız? Hangi soruları sorarak paydaşları ve paydaşlara yönelik gereksinim, kısıt ve diğer bilgileri buluruz? Öncelikle genel sorulardan başlayarak grup grup hangi soruları soracağımıza bakalım.

• Talep sahibi kim?
• Projede başka hangi paydaşlar var? Kimler paydaş olabilir?
• [Tanımlanan paydaşlara] nasıl ulaşabilirim? İletişim bilgilerini kimden alabilirim?
• Projeden sorumlu [paydaş] kimdir? Onunla nasıl görüşebilirim?
• Ali Can’a(kalite güvence uzmanı) nasıl ulaşabilirim? Kimden iletişim bilgilerini alabilirim?
• Proje çıktılarını kim kabul edecek veya reddedecek?
• Proje sonrasında ortaya çıkan ürünü kim devreye alacak ve bakımını kim yapacak?
• Yazılım için kullanıcı desteğini kim sağlayacak?
• Proje, çözüm ve ürün hakkında bilgi alabileceğiniz belgeler var mı? Varsa kimden alınabilir?
• Verileri sisteme kim girecek?
• Sistemden kim bilgi/rapor alacak?
• Sistem başka hangi sistemlerle etkileşime girecek?
• Sistem kim/kimler için geliştirilecek?
• Paydaşların konum yapısı nedir? Hepsi aynı yerde mi? Farklı lokasyonlarda (şehir, ülke, kıta) paydaşlar var mı?
• Farklı kültürlerden, farklı dilleri konuşan paydaşlar var mı? Eğer öyleyse, onlar kim?
• Farklı saat dilimlerinden paydaşlar var mı? Varsa kimler ve neredeler?
• Özel durumları olan paydaşlar var mı? Varsa özel durumlar nelerdir?(İşitme kaybı, görme bozukluğu, hastalık/karantina vb.)

Sponsor

Sponsor, projeye finansal desteği sağlayan ve projenin kabul edilip edilmeyeceğine dair nihai kararı verme yetkisine sahipo olan kişidir. Sponsoru belirlemek için aşağıdaki örnek soruları sorabilirsiniz.

• Projenin bütçesini kim onaylayacak?
• Projenin veya çözümün kapsamını, bütçesini ve diğer kısıtlamalarını belirleme yetkisi kimdedir?
• Projeyle ilgili tartışmalı konularda son sözü kim söylüyor?
• Projenin sonucunu kabul edecek veya reddedecek en son kişi kimdir?
• Önerilen gereksinimleri, özellikleri ve kapsamı kim kabul edecek?
• Projenin ve sistemin sunulacağı en son kişi, en yetkin kurum kimdir?

Düzenleyici

Projeyi veya çözümü etkileyebilecek yasal, düzenleyici veya uyumluluğa dayalı gereksinimlerin kaynaklarına yönelik iş analizi bilgilerini edinmek için aşağıdaki örnek soruları kullanabilirsiniz.

• Geliştirilen sistemin uyması gereken bir yasa veya standart var mı? Eğer öyleyse, temas noktası kim?
• Geliştirilen sistemin uyması gereken bir anlaşma var mı? Eğer öyleyse, temas noktası kim?
• Projeye uygunluk açısından ele alınması gereken bir anlaşma var mı?
• Şirket bünyesinde yazılım projeleri için girdi sağlayabilecek veya yasal durumu etkileyebilecek bir hukuk departmanı var mı? Varsa bu konuda kimlerle iletişime geçilebilir?
• Şirket içinde herhangi bir standart veya yönerge organizasyonu var mı?Evet ise, orada kiminle iletişime geçilebilir?
• Geliştirilen sistemin uyması gereken bir kanun, yönetmelik, anlaşma veya standart var mı? Varsa, uygun kişi kimdir?

Son Kullanıcı

Proje sonucu ortaya koyulacak nihai ürünü (yazılımı) kullanacak paydaşları bulmak için aşağıdaki örnek soruları sorabilirsiniz.

• Sistemi kim kullanacak?
• Sistemin ekranlarını, raporlarını ve işlevlerini kim kullanacak?
• Verileri sisteme kim girecek?
• Raporları oluşturmak için sistemi kim kullanacak?
• Sistemden kim bilgi alacak?
• Sistemi aktif olarak kimler kullanacak?

Operasyonel Destek

Ürün piyasaya sürüldükten sonra kullanıcı destek ihtiyaçlarını almak için birlikte çalışacağınız paydaşları belirlemek için aşağıdaki örnek soruları sorabilirsiniz.

• Yeni kullanıcıyı kim tanımlayacak? Nasıl yönetilecek?
• Mevcut kullanıcıların istek, şikayet ve eylemleriyle ilgili sorunları çözümle kim ele alacak?
• Yazılım destek beklentilerini kimden öğrenebiliriz?

BT Hizmet Sağlayıcıları

Çözümü dağıtma ve devam eden bakım gereksinimlerini karşılamak için birlikte çalışacağınız paydaşları belirlemek için aşağıdaki örnek soruları sorabilirsiniz.

• Yazılımın devreye alınmasını kim gerçekleştirilecek?
• Yazılımın çalışacağı sunucu, veritabanı, ağ yapısına yönelik çalışmalar kimler tarafından gerçekleştirilecek?
• Yazılımın yedeklenmesi, yedekten geri yüklenmesi işlemlerini kimler gerçekleştirecek?
• Devam eden işlemler sırasında yazılımın sorunsuz çalışmasını kim sağlayacak?
• Yazılım için sistem, ağ ve güvenlik gereksinimlerini kimden alabiliriz?
• Yazılım devreye girdikten sonraki iş ve işlemlerle kim ilgilenecek?
• Bakım desteği için yanıt süreleri kimler tarafından belirlenecek? (SLA)

Alan Konu Uzmanı (Süreç Uzmanı)

Ürünün otomatikleştireceği süreçler, iş akışları, iş kuralları vb. gereksinimleri almak için birlikte çalışacağınız paydaşları belirlemek için aşağıdaki örnek soruları sorabilirsiniz.

• İş süreçleri ve iş kuralları hakkında kimden bilgi alabiliriz?
• Sistemde fonksiyonların nasıl çalışacağını kim belirleyecek?
• Sistemin işletilmesi için hangi kuruluşlarla kimin iletişim kurması gerekiyor?
• Hangi süreçlerde kullanıcılardan hangi bilgileri almamız gerektiğini kime belirleyeceğiz?
• Raporlama gerekliliklerini kimden alabiliriz?
• Süreç sahipleri kimlerdir?
• Sistemin formüllerini, hesaplamalarını, tanımlarını ve kısıtlamalarını kimden öğrenebiliriz?
• Sistemde hangi bilgilerin tutulması gerektiğini kimlerden öğrenebiliriz?

Ürün Sahibi

Ürüne bütüncül bir gözle bakarak proje içerisinde en iyi sonucu elde etmeye çalışır. Çevik proje yönetimi kültürü ile hayatımıza giren ürün sahibini belirlemek için aşağıdaki örnek soruları sorabilirsiniz.

• Proje sonucunda ortaya çıkacak çözümün/ürünün bir sahibi olacak mı? Eğer öyleyse, kim?
• Proje çevik bir yaklaşım kullanılarak mı teslim edilecek? Evet ise, ürün sahibi için bir rol var mı? Evet ise, kimdir?
• Şirketin hizmetler ve çözümler için bir ürün yönetimi kültürü var mı? Evet ise, geliştirilmekte olan yeni ürünün yöneticisi kimdir?

İş İlişkileri Yöneticileri (İİY)

İİY, büyük şirketlerde, çeşitli iş birimlerinin birbirleriyle etkin bir şekilde iletişim kurmasını ve işleri mümkün olan en iyi şekilde yürütmesini sağlayan bir roldür. Şirketinizin bir İİY rolü varsa, muhtemelen projenizde bunlardan bir veya daha fazlası ile çalışmanız gerekecektir. Hangi İİY’lerle çalışacağınızı belirlemenize yardımcı olması için aşağıdaki örnek soruları sorabilirsiniz.

• Şirketin departmanlar arası iletişimi ve çalışmaları koordine eden bir fonksiyonu var mı? Eğer öyleyse, üzerinde çalıştığınız projeyle ilgili olarak kim veya hangi kişilerle çalışmalısınız?
• Şirkette İİY rolü var mı? Varsa, bu projede yer alan İİY’ler kimlerdir?

Portföy, Program ve Proje Yöneticisi

Çalıştığınız portföy, profil veya proje yöneticisini belirlemek için aşağıdaki örnek soruları kullanabilirsiniz.

• Projeye kim liderlik edecek?
• Sistem iyileştirme projesine kim liderlik edecek?
• Aşağıdaki rollerden hangisi projede yer almaktadır? Bu rolü üstlenen kişi kim? (Proje Yöneticisi, Program Yöneticisi, Portföy Yöneticisi, Scrum Master, Kanban Koçu)

Çözüm Geliştiriciler

Geliştirici, veritabanı geliştiricisi, UX uzmanı, UI tasarımcısı, eğitmen gibi roller, proje sonucunda ortaya çıkacak çözümü geliştiren kişilerdir. Projenizde bu işi yapacak paydaşları belirlemek için aşağıdaki örnek soruları sorabilirsiniz.

• Projeye kim liderlik edecek?
• Ortaya çıkacak yazılımı, çözümü ve sistemi kim geliştirecek ve oluşturacak?
• Kodlamayı kim yapacak? Programlamayla kim ilgileniyor?
• Veritabanını kim geliştirecek?
• Arayüzleri kim tasarlayacak?
• Kullanılabilirlik işini kim yapacak?
• Çözümün mimari modelini, kullanılacak teknolojileri ve diğer araçları kim belirleyecek?
• Ortaya çıkacak yazılımı, çözümü ve sistemi kim geliştirecek ve inşa edecek?
• Arayüzleri kim tasarlayacak?
• Projede yer alan tüm paydaşlar belirlendi mi?
• Hangi paydaş hangi geliştirme sürecini gerçekleştirecek? (Kodlama, veritabanı çalışması, arayüz vb.).
• Çözümü teknik olarak kim uygulayacak?
• İçeriği kim üretecek? (İçerik üretimi proje kapsamının bir parçasıysa).

Kalite Güvencesi Uzmanları ve Test Uzmanları

Sistemin çeşitli tür ve düzeylerini test edecek paydaşları belirlemek için aşağıdaki örnek soruları sorabilirsiniz.

• Yazılımın fonksiyonel testini kim yapacak?
• Yazılımın güvenlik ve performans testlerini kim yapacak?
• Yazılımın kullanılabilirlik testini kim yapacak?
• Yazılımın kabul testini kim yapacak? Kabul testini kim yapacak?
• Yazılımda test otomasyonu yapılacak mı? Eğer öyleyse, kim yapacak?
• Yazılım geliştirme sırasında kalite standartlarına uyumu kim izleyecek?
• Yazılımı kim test edecek?
• Yazılımı kim kabul edecek?
• Kabul testini kim yapacak?

Müşteri

Ortaya çıkan ürün şirket içi paydaşlar için değil, şirketin müşterileri (ör. oyun, işletim sistemi, antivirüs programı) için geliştirilmişse, son müşterileri belirlemek için aşağıdaki örnek soruları sorabilirsiniz.

• Yazılımı ve sistemi kim satın alacak?
• Çözümü müşteri olarak kim kullanacak?
• Müşteriler için herhangi bir saha/pazar araştırması yapıldı mı? Eğer öyleyse, sonuçlar hakkında kiminle konuşabiliriz?
• Şirkette müşterileri temsil eden bir departman var mı? Varsa bu proje için kiminle iletişime geçebiliriz?
• Yazılımı ve sistemi kim satın alacak?
• Çözümü müşteri olarak kim kullanacak?

Tedarikçi

Şirket sınırları dışında kalan, şirketi ürün ve/veya hizmetlerle destekleyen diğer şirketlere tedarikçi adı verilir. Projenizde bir satıcı ile çalışacaksanız aşağıdaki örnek soruları kullanabilirsiniz.

• Projedeki iş ve işlemlerde birlikte çalışacağınız tedarikçiler var mı? Eğer öyleyse, onlar kim?
• Proje geliştirme sürecinde dışarıdan destek, ürün veya danışmanlık sağlanacak mı? Eğer öyleyse, hangileri ve kimden?
• Projenin aşağıdaki rollerden herhangi biriyle çalışması gerekecek mi?

(Diğer) İş Analistleri

Projeye dahil olan başka iş analistleri varsa, bunları belirlemek için aşağıdaki örnek soruları sorabilirsiniz.

• Projede birden fazla analist olacak mı? Eğer öyleyse, onlar kim olacak?
• Verilerle ilgili sorunlar için ayrı bir analist olacak mı? Bu kim olacak?
• Projede aşağıdaki rollerden herhangi biriyle çalıştığınız bir örnek olacak mı?

Diğer İş Analizi Bilgi Kaynakları

Yukarıda listelenenler dışındaki gereksinimler için nelerin kaynak olarak kullanılabileceğini öğrenmek için aşağıdaki örnek soruları sorabilirsiniz.

• Yazılımı ve sistemi kim satın alacak?
• Proje devreye alma için geçiş gereksinimleri için kiminle iletişime geçilebilir?
• Eğitim şartlarını kim alacak?
• Eğitimi kim verecek?
• Eğitim ortamı ve koşulları için kimlere danışılmalıdır?
• Proje gereksinimlerini elde etmek için kullanılabilecek güncel ve geçerli belgeler var mı? Varsa kimden temin edebiliriz?
• Sistemin geliştirilmekte olduğu şirketin işi uygulamak için birlikte çalıştığı tedarikçiler var mı? Eğer öyleyse, onlar kim?

Çözüm

Paydaşları belirlemek için sormanız gereken sorular elbette projeye, kuruma ve bağlama göre değişebilir. Ancak bu sorular size bir başlangıç yapacak ve sormanız gereken sonraki sorular için zemin hazırlayacaktır. Zamanla, daha etkili bir paydaş analizi yapmak için kendi sorularınızı da oluşturacaksınız.
İçeriği beğendiyseniz bunun gibi 29 başlık ve 2000'in üzerinde örnek sorudan oluşan kitabıma aşağıdaki linkten ulaşabilirsiniz.

Available now at your favorite digital store!

Hoşça kalın, sağlıkla kalın.