Sizin de kapsamınız sünüyor mu? Ya da hiç altın kaplama yapıyor musunuz?
Yazılım projelerinin analizinde ve yönetiminde çok yaygın yapılan en temel iki problem kapsam sünmesi (scope creep) ve altın kaplama (gold plating) tuzaklarına düşmektir. Sizinle bu yazıda özetle bunların neler olduğunu ve nasıl başa çıkabileceğinizi tartışacağız.
Kapsam Sünmesi
Kapsam sünmesi ya da gereksinim sünmesi proje kapsamındaki küçük küçük sinsice oluşan kontrolsüz büyümeyi ifade eder. Eğer projenizin ve/veya ürününüzün kapsamını yeterince iyi bir şekilde tanımlamadıysanız, belgelemediniz ya da kapsam/değişiklik yönetimini etkin şekilde yapmıyorsanız kapsam sünmesi yaşamanız kaçınılmazdır.
Birçok deneyimsiz analistin ya da proje yöneticisinin kapsam sünmesi tuzağına düşmesinin nedeni, kapsam sünmesinin çok sinsi bir şekilde geliyor olmasındadır. Çoğunlukla projede etkisi yüksek bir paydaşınız sempatik bir kanaldan gayet masumane küçük bir istekle gelir. Sonra bu isteğin üzerine ufak bir şey daha eklenir. Onun bu ufak isteğinin olduğunu gören başka paydaşlar da çok masum gibi görünen ufak isteklerle gelmeye başlarlar. Bu isteklerin ufak olarak başlayıp büyümeleri çok olağandır. Ama birisinin isteğini yapıp diğerlerini reddetmek mümkün olmaz. Derken birden kendiniz kapsam sünmesi tuzağının içerisinde bulursunuz. Sonuçta hem geliştirme takımını mutsuz ederseniz hem de bu kadar değişikliğin karşılığında ek bütçe ve zaman alamadığınız için projenin başarısını tehlikeye atmış olursunuz.
Kapsam sünmesini engellemek için yapabilecekleriniz biraz katı görünmenize neden olsa da net bir şekilde aşağıdaki kuralları izlemekten ibarettir:
- Proje ve ürün kapsamını net bir şekilde tanımlayın. Yazılı hale getirin ve ilgili paydaşlara onaylatarak resmileştirin.
- Projenin başında kapsam ve değişiklik yönetimini nasıl yapacağınızı belirleyin. Bunu paydaşlara anlatın ve onaylarını alın.
- Çok küçük bile olsa herhangi bir isteği kapsam ve değişiklik yönetimine tabii tutmadan gerçekleştirmeyin.
- Kapsamdaki sürece uygun değişiklikleri mutlaka belgeleyin ve ilgili paydaşlarla paylaşın.
Altın Kaplama
Altın kaplama da kapsam sünmesi gibi projenin kapsamında ya da ürünün tanımında olmayan işlev veya özelliklerin eklenmesi anlamına gelir. Ancak altın kaplamada bu ek işlev ve özellik fikri iş birinden değil geliştirme ekibi ya da analistten gelmektedir. Yani çözüm ekibi ya da analist paydaşın açıkça istemediği bir özelliği, ürüne değer katacağını düşünerek ekler.
Bu eylem özünde iyi niyetli ve olumlu gibi görünse de projeye ek maliyet getireceği ve ön görülemeyen risklere neden olabileceği için proje yönetiminde olumsuz bir yaklaşım olarak değerlendirilir. Ayrıca paydaş istemediği özelliklere sahip bir yazılımı kabul etmeyebilir.
Altın kaplama temelde iyi niyetli, kendini göstermek isteyen proje ekibi üyelerinin aşağıdaki motivasyonlarından doğar:
- Eklenecek yeni işlevin kullanıcıların işlerini çok kolaylaştığını düşünür
- Eklenecek yeni işlevin iş birimine değer katacağını düşünür
- Kendini kanıtlamak ister
- Boş vakti vardır, bir şeyler yapmak ister
- Paydaşların dikkatini var olan hatalardan başka bir noktaya çekmek ister
Altın kaplamadan kaçınmanın en temel yolu iyi bir proje takibidir. Yapılan işlerin proje kapsamında, ürüne eklenen özelliklerin de ürün kapsamı olduğundan emin olun.
Eğer gerçekten müşteriye değer katacak ya da işlerini kolaylaştıracak bir işlevi ürüne eklemek istiyorsanız, bunu uygun bir çalışmada gündeme getirin. Önerdiğiniz işlevin tüm yönleriyle tartışılmasını sağlayın. Ardından da ilgili paydaşların rızasını ve onayını alın. Böylece hem projeye/ürüne değer katmış hem de kendinizi göstermiş olursunuz.
